Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna.Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan,memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan,maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

A.Mengumpulkan / meghimpun ,

yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

B.Mencatat,

yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

C.Mengolah,

yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam   bentuk yang lebih berguna.

D.Menggandakan,

yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

E.Menyimpan,

yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis danaman.

F.Pengelompokan Pekerjaan Kantor  di atas,

merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik, dan chard.

 

Pekerjaan Tulis-menulis.

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas.Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat,nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b) Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e) Praktis.Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor.

juru tik yang efektif  ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tatausaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang  jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik,bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas

 

Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

1) Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dsb.

 

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitungdan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang,menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji,lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh sederhana tentang cara mengerjakan buku kas.

Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debit yang memuat penerimaan-penerimaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran.

.Keterangan :  Sisi Debit di bagi atas :

-lajur tanggal

-lajur uraian penerimaan

-lajur jumlah uang yang diterimaSisi Kredit dibagi atas :

-lajur tanggal

-lajur uraian pengeluaran

-lajur jumlah

Menutup dan membukukan kembali buku kas :

1) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

2) Jumlahkan dulu Debit  Dan Kredit pada kertas tersendiri,kemudian hitung selisih jumlahnya.

3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit,selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar,selisihnya ditempatkan pada kolom Debit .

4) Lajur jumlah Debit  dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya,yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debit  ditulis pada kolom Debit dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debit.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: